Project Management Fundamental bagi Pemula

بِسمِ اللَّهِ الرَّحمٰنِ الرَّحيمِ

Halo, Alhamdulillah berkesempatan menulis lagi, dan Insya Allah kali ini saya akan mengupas tema "Project Management Fundamental", serem sih kesannya tema bahasan ini, namun Insya Allah akan saya bahas dengan bahasa yang ringan agar mudah di mengerti. Lebih jauh lagi, kedepan akan saya bahas PMP Certification itu seperti apa, PMI itu apa, all about Project Management akan dibahas di sini, so stay calm and view Al-Muhibbin ya.

PMI - Project Management Institute
Organisasi ini berdiri tahun, 1968, kantor pusat mereka ada di Pensylvania USA, website resmi PMI http://www.pmi.org/. Fokus dari PMI adalah Project Management, mulai dari pengembangan standarisasi, penelitian, edukasi, seminar, simposium, publikasi, sampai dengan menciptakan peluang jenjang karir skala Internasional.

Bagaimana PM di Indonesia
Setelah mengikuti pelatihan Project Management Fundamental ihouse di Link Net, probabilitas ataupun kuantitas pemegang sertifikasi PMP di Indonesia masih berkisar 600 orang. Bayangkan, dari 250 Juta lebih penduduk Indonesia, pastilah prosentase ini sangatlah, teramat sangat sedikit. Pak Dana Persada, PMP, menyampaikan hal demikian. Wah, saya kan back office, saya kan bukan bahkan tidak pernah menangani proyek yang besar nilainya, luas cakupannya, ngapain ikutan PMP certification, kan "Mahal". Mungkin pernyataan ini bakalan sering muncul bagi orang yang baru mengetahui Project Management, atau sekedar kepo dengan profesi sebagai Project Manager. Coba gali lebih detail tentang komunitas PM di Indonesia (PM Indonesia Chapter) website resminya https://pmi-indonesia.org/. Seperti yang saya sebutkan di atas, PM sangatlah luas, pola pikir dan analisa kita akan dipaksa lebih luas, dipaksa lebih menjangkau keilmuan yang complex. Kita bakalan kenal dengan 10 Knowledge Area dengan 47 proses di dalamnya yang satu sama lain saling terhubung, saling berintegrasi, guna closing sebuah proyek yang sustainable. Nah loh, bahasa apa lagi itu. Simple nya adalah, "value" kita pribadi akan meningkat, baik iner value (disiplin, pola pikir yang sistematik, akuntabel, bertanggung jawab, dll), bahkan outer value, ini yang sebetulnya seksi, yaitu masalah salary, coba deh googling berapa rata-rata penghasilan seorang PM, baik skala Internasional, ataupun skala lokal di Indonesia.

Tak ada pendaki sukses mencapai puncak, tanpa ada latihan, pengorbanan, dan usaha yang maksimal.
Inilah analogi ringan, memang mempelajari PM bakalan ribet, mungkin bisa saya katakan 10x lebih ribet daripada algoritma pemrograman III, atau kalkulus III sewaktu kuliah, mungkin PM lebih serem lagi dari ujian pensarahan matan hadist, dan mutolaah hadist, atau kajian tafsir Quran yang komprehensif. Namun tidak ada ilmu yang tak bisa dipelajari, asalkan kita tekuni, sesuatu yang susah, berangsur bisa lebih familiar, lebih bisa dipahami, apalagi jika didukung oleh lingkunagan kerja yang kondusif, sharing dari sesama teman, dan tentunya perbanyak bertanya kepada yang senior di bidang ini, tak ketinggalan pula perbanyak referensi.

Apa itu Project Management
Manajemen Proyek secara bahasa tentunya ilmu manajemen terapan (applied concept) untuk mengelola suatu proyek dengan sukses (memenuhi kriteria persyaratan proyek), disertai pengetahuan dan teoritis yang komprehensif, di kerjakan oleh orang yang mempunyai skill dan pengalaman, kadang juga dibantu dengan tools, teknik, dan metode tertentu. Saat ini yang menjadi "kitab suci" atau referensi utama dari PM adalah PMBOK (Project Management Body Of Knowledge) v5. Ilmu dan terapan dari PM sifatnya terus diperbaharui mengikuti kebutuhan zaman, atau dikenal dengan slogan "continues learning, time to market".

Apa itu Proyek
Proyek artinya "sebuah rangkaian kegiatan yang dibatasi waktu dan anggaran, direncanakan dan dilaksanakan untuk menghasilkan produk/jasa dengan sasaran tertentu". Perlu digaris bawahi bahwa proyek :

Mensyaratkan spesifikasi dan kebutuhan secara rinci
Membutuhkan sumber daya dari berbagai unsur
Memerlukan upaya elaborasi (pendetilan) lebih lanjut
Mengandung ketidakpastian dan resiko
Mempunyai sponsor (pemberi proyek) dan stakeholder (pemangku kepentingan yang terlibat dengan proyek, bisa sifatnya internal ataupun eksternal)

Perlu digaris bahawahi, elaborasi diperlukan untuk membuat suatu proyek tetap up-to-date, on the track, dengan sosialisasi yang baik dan bertahap, sehingga semua yang terlibat dalam proyek bisa mengerti apa tujuan dan peran masing-masing, nah disini pemilihan media juga perlu dipertimbangkan, apakah dengan meeting reguler, email, WhatsApp, corporate portal application, atau media lainnya. Perlu diingat bahwa, Project Fail, sebagian besar didominasi oleh faktor komunikasi yang buruk dengan prosentase 90%, dan 50% disebabkan faktor body of language yang buruk, yaa... kok bisa?. Itulah sebabnya seorang Project Manajer membutuhkan skill komunikasi, negosiasi, dan interpersonal sklill attitude yang baik guna bisa BUY-IN "mengambil hati" tim, atau stakeholder yang terlibat dalam proyek.

Project Constraints
Kendala dalam proyek biasanya tiga serangkai atara budget (biaya), schedule (waktu) dan scope of work (cakupan kerja). Analoginya adalah seperti gambar berikut.

(klik gambar untuk memperbesar)

Kendala umum lainnya dalam proyek adalah:

Sumber daya
Resiko
Prosedur / regulasi
Orang
Material (supply chain)
Faktor eksternal (cuaca, permit, bencana alam, dlsb)
Ekspektasi pemangku kepentingan (stakeholder)
Budaya/prilaku
Suhu politik
Ilmu dan pengalaman
Metode yang digunakan

Khusus faktor eksternal bisa kita indetifikasikan di awal project (pada Project Charter) agar bisa dibuatkan Mitigation Strategy, yang bertujuan untuk meminimalisir dampak jika memang kondisi tertentu tidak bisa dihindari.

Proyek Sukses
Kapan proyek bisa dikatakan sukses?, untuk mempermudah ingatan dan pemahaman coba kita singkat menjadi OTOBOS (on Time, on Budget, on Scope) + Sustainable (diterima oleh dan bermanfaat bagi stakeholder). Tentukan kriteria sukses yang detail, buatlah Project Charter (sebuah dokumen instruksi kerja, mulai dari start proyek sampai closing), dan yang penting lagi adalah kembalikan ke stakeholder untuk segera di review.

Faktor pendukung lain selain OTOBOS tadi adalah :

Dukungan penuh pemimpin puncak & stakeholder
Project Charter yang rinci
Penerapan konsep Project Management
Komposisi tim yang tepat
Minim birokrasi (redtape)
Komunikasi yang efektif
Kerjasama tim yang solid

Proyek Gagal
Proyek bisa dikatakan gagal, atau terindikasi gagal jika :

Scope Creep -- lingkup kerja melebar
Partial WBS -- analisa kebutuhan proyek tidak utuh
Perencanaan tidak realistik (tidak SMART : Spesific, Measurable, Achievable, Realistic, Timeline)
Keterbatasan resource (internal)

Penyebab lain gagalnya Proyek :

Misi proyek kurang, seiring dengan misi organisasi
Sasaran yang tidak realistis
Sumber anggaran kurang memadai
Lemahnya perencanaan
Alokasi resource yang kurang optimal
Kompetisi yang ketat
Force Majuer -- untuk meminimalisir ini diperlukan pola perencanaan, dan ditulis detail dalam kontrak
Perubahan tren pasar
Tidak ada kendali biaya
Rendahnya motivasi tim -- Gunakan BUY-IN (keperluan basic dipenuhi, gunakan pendekakan psikologis, gunakan bahasa yang persuasif, libatkan tim)
Kendali mutu kurang efektif (QC) -- biasanya akan sering muncul jika sebagai pekerjaan kita diserahkan kepada sub-contractor
Penanganan stakeholders dan manajemen resiko yang minim

Role of Project Maneger

Integrator -- menggabungkan berbagai unsur pekerjaan, peran, individu atau tim yang beragam
Facilitator -- memfasilitasi semua tim/individu bisa bekerja sesuai dengan role nya
Team Building -- yang bertanggung jawab terhadap berhasil atau tidak nya proyek adalah tim, jika kondisi tim rusak, maka dipastikan proyek akan mengalami kegagalan
Motivator
Troubleshooter
Project Management
Code of Ethics
Professional Conduct

Khusus saat Inisiasi Project, tentukan detail yang jelas, jangan selalu mengiyakan intruksi pemberi kerja/stakholder/sponsor, siapkan minimal 10 pertanyaan untuk memperjelas detail scope project.

Gali lagi buku dari Stephen R. Covey. Covey, The 7 Habits of Highly Effective People.
Salah satunya disebutkan "Do the right things, sharpen the saw, begin the end of mind". Pendekatan Begin the end of mind sangat cocok dianalogikan dalam menjalankan proyek. Pikirkan hasil akhirnya, proyek ini mau seperti apa, bentuknya bagaimana, baru rencanakanlah dengan matang.

Code of Ethics & Professional Connducts

Do the right things
Set honorable & high standards
Value foundation (responsibility, respects, fairness, honesty)

Sifat Pekerjaan

Proyek
Rutin (Gunakan SMART dan RACI Matrix)
Pemeliharaan
Proses Kreatif (Product management, R&D, Learning & Development, Contents)

Pada basic nya jika Project Management dilihat dan diimplementasikan sebagai Tools, maka bisa diadopsi dimanapun sifat pekerjaannya.

Proyek vs Operasional Proyek (unik/spesifik, memiliki awal & akhir, misi perubahan, sumberdaya sementara, fokus pada efektifitas, penugasan sasaran tugas)
Operasional (sifat pekerjaan rutin, kontinyu, misi keseimbangan, sumberdaya permanen, fokus pada efesiensi, penugasan fungsional)

Process Group & Classic Output/Process

Process Group & Classic Output/Process
Innitiating	Planning	Executing	Controling	Clossing
· Business case (visibility study) · Cost & benefit (ROI) · Project Charter · Make or buy (cost effective) · Stakeholder Analysis (zero conflict of interest)	· Develop project management plan · Scope · Time · Cost · Human Resource · Risk · Procurement · Quality · Communication (design & build quantity, project report) · Stakeholder · Integration	· Manege and lead · Procurement · HR · Team building · Quality Assurance (Internal Audit, Field Spv) · Execute plan	· QC (partial, Warehouse function) · Status report · Change Management (all happend on filed is managed & reported) · Administration · Risk Control · Control scope, cost, time · Verify Scope (Formal Sign Up/BAST)	· Close project · Archives · Close procurement · Lesson learned/review · Handover

Project Phases